E-facturatie
Alles wat je moet weten over e-facturatie en Peppol als ondernemer
De toekomst van factureren is digitaal E-facturatie is in opmars en wordt steeds vaker verplicht. In België wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B-facturen vanaf 1 januari 2026. Daarom is het als ondernemer cruciaal om op tijd over te stappen. In deze gids ontdek je op een eenvoudige manier wat e-facturatie is, hoe het Peppol-netwerk werkt en waarom je vandaag nog moet starten. Met andere woorden: dit is hét moment om je administratie te moderniseren.
Wat is een e-factuur? Hoe herken je een e-factuur? Een e-factuur lijkt op het eerste zicht op een gewone PDF, maar achter de schermen bevat ze gestructureerde data in een formaat zoals UBL. Hierdoor kan boekhoudsoftware de informatie automatisch uitlezen en verwerken.
Kort gezegd: een e-factuur is geen gewone PDF of papieren factuur. Het is een gestructureerd digitaal bestand (meestal in UBL-formaat) dat automatisch gelezen en verwerkt wordt door boekhoudsoftware. Voor de gebruiker ziet het er vaak uit als een klassieke PDF, maar achterliggend bevat het data die software moeiteloos kan interpreteren. Dankzij dit proces vermijd je fouten, versnel je de verwerking en verlaag je je administratieve last aanzienlijk.
Belangrijke voordelen van e-facturatie: Samengevat biedt e-facturatie tal van voordelen:
- Volledig automatische verwerking
- Minder kans op fouten
- Betere opvolging van betalingen
- Snellere betalingstermijnen
- Tijd- en kostenbesparing
Wat is Peppol? Wat doet Peppol precies? Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd internationaal netwerk dat bedrijven, boekhouders en overheden met elkaar verbindt. Anders gezegd: je kan het zien als een digitale autostrade waarop elk bedrijf is aangesloten via een unieke digitale brievenbus. Vanuit deze brievenbussen worden e-facturen veilig, snel en correct naar elkaar gestuurd. Zo komt de factuur altijd bij de juiste ontvanger terecht, zonder tussenkomst van e-mail of papier.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd internationaal netwerk dat bedrijven, boekhouders en overheden met elkaar verbindt. Anders gezegd: je kan het zien als een digitale autostrade waarop elk bedrijf is aangesloten via een unieke digitale brievenbus. Vanuit deze brievenbussen worden e-facturen veilig, snel en correct naar elkaar gestuurd. Zo komt de factuur altijd bij de juiste ontvanger terecht, zonder tussenkomst van e-mail of papier.
Hoe werkt het? Elke deelnemer aan het Peppol-netwerk heeft een uniek Peppol-ID (vaak het ondernemingsnummer). Wanneer jij een e-factuur aanmaakt, wordt die via een erkende toegangspoort (Access Point) verzonden naar het Peppol-netwerk. Kortom, het systeem zorgt voor een vlotte, digitale doorstroom van facturen.
Van factuur tot boekhouding: zo verloopt het proces Concreet: de factuur komt automatisch terecht in het softwareprogramma van je klant. Bovendien kan de boekhouder deze informatie vervolgens achterliggend ophalen vanuit dit systeem en automatisch inlezen en verwerken in zijn boekhoudsoftware. Zo gebeurt de verwerking sneller, nauwkeuriger en zonder dubbel werk. Met andere woorden: tijdwinst én meer nauwkeurigheid.
Is e-facturatie verplicht? Jazeker. In België is e-facturatie via Peppol verplicht vanaf 01/01/2026 voor B2B facturatie. Daarom is het belangrijk om nu al actie te ondernemen. Ondernemers die tijdig overschakelen, zijn niet alleen voorbereid, maar genieten in 2025 ook van een interessante investeringsaftrek van 120%.
Waarom als ondernemer niet wachten? De voordelen zijn duidelijk. Denk maar aan:
- Je werkt efficiënter
- Je bent wettelijk in orde
- Je straalt professionaliteit uit
- Je hebt een voorsprong op de digitalisering
- Je komt in aanmerking voor fiscale voordelen
Wij helpen je met e-facturatie via Peppol Als boekhoudkantoor begeleiden wij jou stap voor stap. Anders gezegd: we nemen het werk voor jou uit handen.
- Activatie op het Peppol-netwerk
- Koppeling met jouw facturatiesoftware
- Advies op maat van jouw onderneming
- Ondersteuning en opvolging
Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik meerdere toegangspunten gebruiken om op Peppol aan te sluiten? Nee, een bedrijf kan slechts via één Access Point verbonden zijn met het Peppol-netwerk. Dit betekent dat je maar één leverancier of softwarepartner tegelijk kan gebruiken om je facturen te versturen en te ontvangen via Peppol. Wil je overstappen, dan moet je eerst je huidige aansluiting stopzetten.
Moet ik mijn facturatieprogramma aanpassen? Veel populaire programma’s zoals Billit, Sumrise en OkiOki ondersteunen Peppol al. Vraag ons gerust advies als je twijfelt. Met andere woorden: de kans is groot dat je al klaar bent voor e-facturatie.
Kan ik e-facturen versturen én ontvangen? Zeker. Via Peppol kan je e-facturen zowel ontvangen als verzenden, wat zorgt voor een vlottere administratie aan beide kanten. Bovendien zorgt dit voor minder manuele fouten.
Wat als mijn klant Peppol nog niet gebruikt? Geen probleem. Je kan hem nog steeds een factuur bezorgen via mail of PDF, tot hij ook is aangesloten op het netwerk. Toch raden we aan om klanten aan te moedigen zich aan te sluiten, zodat ook zij profiteren van de voordelen.
Hoe weet ik of ik onder de verplichting voor elektronische facturatie val? De registratie op het PEPPOL-netwerk is verplicht voor alle btw-plichtigen, met enkele uitzonderingen. Om u te helpen bepalen of u zich moet registreren, heeft de overheid een hulpmiddel ontwikkeld:
https://efacture.belgium.be/nl/tool
Let op: ook bedrijven die niet btw-plichtig zijn, kunnen zich vrijwillig registreren op het PEPPOL-netwerk.
Wat is een elektronische factuur en hoe verschilt die van een traditionele factuur? Een gestructureerde elektronische factuur is een XML-bestand dat voldoet aan de Europese PEPPOL BIS-norm. Deze factuur moet worden verzonden via het PEPPOL-netwerk. Meer informatie vindt u op de website van de FOD Economie:
https://news.economie.fgov.be/248659-facturen-op-papier-en-via-pdf-binnenkort-verleden-tijd-is-uw-onderneming-klaar-voor-e-facturatie
De algemene overheidswebsite over elektronische facturatie:
https://efactuur.belgium.be/nl/FAQ/algemene-vragen-elektronische-facturatie
Hoe weet ik welke facturen ik via het PEPPOL-netwerk moet verzenden? Facturen moeten via PEPPOL worden verzonden als zowel de afzender als de ontvanger geregistreerd zijn op het netwerk. Gebruikt u een facturatiesoftware en kiest u de optie “alle facturen verzenden via PEPPOL”, dan krijgt u een foutmelding voor ontvangers die niet op het netwerk geregistreerd zijn. In dat geval kunt u de factuur per e-mail versturen of afdrukken. U kunt ook zoeken naar geregistreerde bedrijven in de Peppol Directory: Peppol Directory – Search.
Wat is de procedure om mijn facturen gemaakt in Word, Excel of op papier via PEPPOL te verzenden? Het PEPPOL-netwerk werkt anders dan e-mail. U kunt geen PDF-bestanden rechtstreeks via PEPPOL verzenden. Omdat PEPPOL een beveiligd netwerk is, moet u via een erkend toegangspunt facturen versturen. Om facturen gemaakt in Word, Excel of op papier via PEPPOL te verzenden, heeft u een oplossing nodig die is aangesloten op PEPPOL. Sommige softwarepakketten kunnen uw documenten omzetten naar elektronische facturen zodat ze verzonden kunnen worden via PEPPOL.
Ik gebruik al facturatiesoftware. Hoe kan ik mijn facturen via PEPPOL verzenden? Uw huidige software moet verbonden zijn met PEPPOL. Als dat niet het geval is, moet u op zoek naar een oplossing die uw facturen kan omzetten naar het gestructureerde elektronische formaat (PEPPOL BIS).
Is het mogelijk om meerdere toegangspunten te hebben voor het verzenden en ontvangen van facturen via PEPPOL? Er zijn twee soorten toegangspunten binnen PEPPOL: voor ontvangst (inkoopfacturen) en voor verzending (verkoopfacturen).
U mag slechts één toegangspunt gebruiken voor de ontvangst van inkoopfacturen. Voor het verzenden van verkoopfacturen kunt u echter meerdere toegangspunten gebruiken, wat betekent dat u meerdere facturatiesoftwarepakketten kunt gebruiken.
Is e-facturatie ook verplicht als ik alleen werk voor particulieren? Ja, voor uw binnenkomende facturen van uw leveranciers. De verplichting geldt niet voor uw uitgaande facturen aan particuliere klanten. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026, om de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers te kunnen ontvangen.
Contacteer ons vandaag voor een gratis kennismakingsgesprek.
e-facturatie, elektronische facturatie, Peppol, e-invoicing, digitale facturen, e-factuur versturen, e-factuur ontvangen, Peppol netwerk, factureren via Peppol, boekhouder e-facturatie, verplicht e-factureren, veilige facturatie, digitale boekhouding